Ese mensaje en Outlook que indica que «el archivo de datos ha alcanzado el tamaño máximo» se refiere a un archivo .PST o .OST que se ha llenado. Aunque no es un problema del hosting, es común que te lo consulten cuando ofreces correos corporativos, así que aquí te explico cómo abordarlo profesionalmente para ayudar al cliente y quedar bien como proveedor de confianza.

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¿Qué significa este error? #

Outlook almacena los correos en archivos de datos:

• PST: usado en cuentas POP o archivos de respaldo.
• OST: usado en cuentas IMAP, Exchange o Microsoft 365.

Estos archivos tienen límites de tamaño:

• En Outlook 2003/2007: 20 GB.
• En Outlook 2010 o superior: 50 GB por defecto (pero puede ser más si se modifica desde el registro de Windows).

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Soluciones prácticas #

Opción 1: Archivar correos antiguos #

Recomendado para usuarios con correos acumulados de más de 1 año.

1. Ir a Archivo > Herramientas > Limpieza de buzón.
2. Seleccionar Archivar.
3. Elegir correos antiguos (por ejemplo, de hace más de 6 meses).
4. Guardarlos en un archivo .PST separado.

Opción 2: Eliminar correos innecesarios #

Vaciar:

• Elementos eliminados
• Bandeja de enviados
• Carpeta de spam

Luego vaciar la papelera.

Opción 3: Compactar el archivo de datos #

1. Ir a Archivo > Configuración de la cuenta > Archivos de datos.
2. Seleccionar el archivo que da error y hacer clic en Configuración > Compactar.

Opción 4: Aumentar el límite del archivo PST/OST (avanzado) #

⚠️ Solo si tienen soporte técnico interno o tú puedes ayudarlos vía remota.

Modificar el registro de Windows:

• Ruta: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<versión>\Outlook\PST
• Agregar o modificar:
  • MaxFileSize (valor en bytes)
  • WarnFileSize (valor en bytes)

Por ejemplo, para 100 GB:

MaxFileSize: 104857600
WarnFileSize: 95000000